Onnistuneen etäkokouksen etiketti

Ensimmäinen tärkeä tehtävä on valita oikea alusta, jolla etäkokous järjestetään. Jotta oikea työkalu voidaan valita, on tärkeä miettiä kokouksen tarkoitusta ja osallistujia ja esittää tarkentavia kysymyksiä:
Onko kokous sääntömääräinen vai vapaamuotoinen kokous?
Osallistuuko kokoukseen ihmisiä etänä ja läsnä, vai pelkästään etänä?
Täytyykö kokouksessa jakaa ihmisiä useampaan pienempään tilaan?
Täytyykö kokouksessa jakaa tiedostoja tai esitystä osallistujille?
Työstetäänkö kokouksessa etänä jotain dokumenttia? Kuinka monta ihmistä koko kokoukseen osallistuu?

Etäkokouksiin valmistautumisessa on tärkeä muistaa se, että etäyhteyksien välityksellä ei saada samanlaista kokonaisvaltaista yhteyttä ihmisiin kuin paikan päällä. Ihmisten reaktiot eivät välity yhtä helposti ja luonnollisesti tekniikka saattaa paikoitellen pettää. On siis syytä ennakkoon varautua pienehköihin haasteisiin. Parhaimmassa tapauksessa etäkokoukset kuitenkin luovat aivan yhtä hedelmällisen ympäristön kuin läsnä tapahtuvat kokoukset.

Tässä listattuna 15 asiaa, jotka ottaa etäkokouksissa huomioon.

  1. Liitä kutsuun etäkokouksen linkki valmiiksi.
  2. Nimeä tarpeen mukaan kokoukseen tekninen tuki/vastuuhenkilö.
  3. Jos kokoukseen osallistuu iso määrä ihmisiä, on kokouksen säännöt ja toimintamallit hyvä käydä kokouksen alussa läpi.
  4. Varatkaa kokoukseen myös aikaa tauoille, työskennelkää maksimissaan puolitoista tuntia putkeen kerrallaan.
  5. Mikäli mahdollista niin osallistu etäkokoukseen sellaisessa paikassa, jossa ei ole taustahälinää.
  6. Tule etäkokoukseen ajoissa. Jos olet myöhässä, ilmoita siitä.
  7. Testaa internet-yhteytesi, mikrofonisi ja kamerasi toimivuus sekä avaa mahdolliset tarvittavat dokumentit hyvissä ajoin ennen kokousta.
  8. Kun liityt kokoukseen, pidä vähintään mikrofonisi mykistettynä, ettet häiritse jo kokoustilassa olevia ihmisiä.
  9. Pidä mikrofonisi suljettuna kokouksen kuluessa. Videokamera kannattaa myös sulkea, jos kokoukseen osallistuu iso määrä ihmisiä.
  10. Jos osallistujamäärä antaa siihen myötä, varaa kokoukseen hetki aikaa jokaisen esittelyyn.
  11. Käykää kokouksen agenda läpi kokouksen alussa.
  12. Virtuaalisen tilan keskustelupalsta kannattaa usein pyhittää vain kokouksen teknisiin ilmoituksiin sekä puheenvuoropyyntöjen pyytämiseen. Joissain ohjelmissa voidaan myös pyytää puheenvuoroa nostamalla järjestelmän kautta virtuaalisesti kättä.
  13. Keskittymiskykymme herpaantuu helposti etäkokouksissa selaamaan internetiä tai kännykkää. Muistakaa kunnioittaa jokaista, joka on varannut kokousta varten aikaa elämästään ja pysykää kokouksessa mukana kunnolla.
  14. Yksi kerrallaan puhuu ja älkää puhuko toisten päälle. Muistakaa pitää mikrofoni suljettuna kokouksen aikana, ettei kokoukseen tule taustahälinää.
  15. Älä tee etäkokouksen aikana muita työtehtäviä.