Puheenjohtajan muistilista

Tutustu oman yhdistyksesi sääntöihin, jos et ole näin vielä tehnyt ja lue ne läpi.

Eduskuntavaalien tai alue- ja kuntavaalien kampanjointia vaalivuosina.

Presidentinvaalit vaalivuosina tammikuussa.

Selvitä kaikki yhdistyksen tunnukset ja salasanat, ja varmista, että sinulla on pääsy kaiken oleellisen tiedon äärelle. Pyydä mahdollisimman paljon tietoa edelliseltä puheenjohtajalta. Tarvitset tunnukset ainakin:

• Jäsenrekisteri
• Verkkosivut
• Sosiaalisen median kanavat
• Osaston mahdollinen sähköpostilaatikko
• Mahdolliset sähköpostilistat
• Vasemmistoliiton verkkokauppa

Kutsu koolle yhdistyksen toimikunta/hallitus järjestäytymiskokoukseen

• Toimikunnan kausi on vuoden alusta vuoden loppuun.
• Valitkaa ainakin sihteeri ja taloudenhoitaja, mikäli näitä ei ole syyskokouksessa valittu
• Miettikää miten viestiminen yhdistyksen jäsenille tapahtuu
• Tehkää päätös myönnettävistä jäsenrekisterioikeuksista jäsenvastaavalle. Puheenjohtaja saa aina jäsenrekisterioikeudet. Tämän lisäksi voitte päättää myös toisesta jäsenvastaavasta. Ilmoittakaa tiedot sähköpostilla osoitteeseen jasenasiat@vasemmistoliitto.fi

Kevätkokoukseen tai vuosikokoukseen valmistautuminen:

• Tarkista jäsenmäärä vuodenvaihteessa jäsenrekisteristä
• Sovi toimintakertomuksen kirjoitusvastuut
• Varmista, että tilinpäätös, toiminnantarkastus ja edellisen toimintakauden pöytäkirjojen allekirjoitukset ovat hoidossa
• Katso säännöistä, koska yhdistyksen kevätkokous tai vuosikokous pitää järjestää ja kutsua koolle ja mitkä asiat kokouksessa on vähintään käsiteltävä.
• Perusosastoille laadituissa mallisäännöissä kevätkokouksen ajankohta on tammi-maaliskuussa
• Jos yhdistyksesi järjestää vain yhden vuosikokouksen: Tiedustele etukäteen jäsenistön kiinnostusta yhdistyksen hallintotehtäviin, eli puheenjohtajistoon, toimikunnan/hallituksen jäseniksi tai toiminnantarkastajiksi. Kerro haukkaille, miten he voivat ilmaista kokoukselle halukkuutensa tehtäviin.

Eduskuntavaalien tai alue- ja kuntavaalien kampanjointia vaalivuosina.

Kutsu koolle toimikunta/hallitus:

• Yhdistyksen kevätkokous- tai vuosikokousasiakirjojen hyväksyminen

Kutsu viimeistään koolle kevätkokous/vuosikokous

• Huom! Kevätkokouskutsu/vuosikokouskutsu tulee lähettää kaikille yhdistyksen jäsenille. Tarkista yhdistyksen säännöistä, kuinka kauan ennen kokousta kokous on kutsuttava. Mallisäännöissä kokous on kutsuttava koolle viikkoa ennen kokousta.
• Ilmoita kokouksen jälkeen uusista luottamushenkilöistä toiminnanjohtajalle ja jäsenasioille (jasenasiat@vasemmistoliitto.fi)

Eduskuntavaalit tai alue- ja kuntavaalit vaalivuosina huhtikuussa.

Vappujärjestelyjen valmistelua ja toteutusta

• Ilmoita vapun aikatauluista ja puhujatoiveista piirin toiminnanjohtajalle ja puoluetoimistolle

Suunnitelkaa yhdessä kesätapahtumiin osallistumista tai järjestäkää oma kesätapahtuma

Ideoikaa yhdessä syksyn ja seuraavan vuoden toimintaa

Europarlamenttivaalit vaalivuosina kesäkuussa

Kesätapahtumien järjestäminen ja/tai niihin osallistuminen

Jäsenmaksutilitykset tulevat maksetuista jäsenmaksuista kesäkuussa

Suunnitelkaa yhdessä seuraavan vuoden toimintaa

Yhdistykset, joilla on kevätkokous ja syyskokous:

• Kutsu koolle toimikunta/hallitus kokoukseen, jossa valmistellaan syyskokousta mm. viimeistelemällä toimintasuunnitelma ja talousarvio
• Tarkista säännöistä, miten ja koska syyskokous on kutsuttava koolle. Perusosastojen mallisäännöissä kokous on kutsuttava syys-lokakuussa, ja se kutsutaan samalla tavalla kuin kevätkokouskin. Kutsu kokous koolle.
• Tiedustele etukäteen jäsenistön kiinnostusta yhdistyksen hallintotehtäviin, eli puheenjohtajistoon, toimikunnan/hallituksen jäseniksi tai toiminnantarkastajiksi. Kerro haukkaille, miten he voivat ilmaista kokoukselle halukkuutensa tehtäviin.

Syyskokous (yhdistyksillä, joilla on syys- ja kevätkokous)

• Ilmoita kokouksen jälkeen uusista luottamushenkilöistä (erityisesti puheenjohtaja ja jäsenvastaava) toiminnanjohtajalle ja jäsenasioille (jasenasiat@vasemmistoliitto.fi). Huom! Ilmoittakaa henkilöt myös siinä tapauksessa, jossa aikaisemmat henkilöt jatkavat tehtävissään. Jäsenrekisterin käyttöoikeudet päättyvät automaattisesti vuodenvaihteessa, ellei tietoja ilmoiteta toiminnanjohtajalle ja jäsenasioihin.
• Jos kokouksessa tapahtuu henkilömuutoksia, niin määrittäkää toimintakertomuksen kirjoitusvastuut
• Ilmoita tarvittavat muutokset PRH:lle ja pankille kokouksen jälkeen

Pyydä kaikki tilitettävät kulut ja laskut ennen vuodenvaihdetta, jotta tilinpäätös saadaan tehtyä ajallaan

Jäsenmaksutilitykset tulevat vuoden loppupuolella maksetuista jäsenmaksuista

Järjestä jo mahdollinen järjestäytymiskokous uudelle hallitukselle

• Muista ilmoittaa yhdistyksen tilinumeron muutokset toiminnanjohtajalle sekä jäsenasioihin (jasenasiat@vasemmistoliitto.fi)
• Muista tarkistaa uudet jäsenet jäsenrekisteristä ennen kokouksia sekä toivottaa heidät tervetulleeksi toimintaan ja tapahtumiin. Tavoitteena on, että kaikki uudet jäsenet kutsutaan mukaan osaston toimintaan ja seuraavaan osaston järjestämään tapahtumaan!
• Yhdistyksillä on oikeus hyväksyä tai olla hyväksymättä uudet jäsenet. Mikäli ette hyväksy uutta jäsentä, ilmoittakaa asiasta välittömästi toiminnanjohtajalle sekä jäsenasioihin sähköpostilla.
• Muistakaa pitää jäsenenne ajan tasalla siitä, mitä yhdistyksessä tapahtuu ahkeralla ja kiinnostavalla viestinnällä!
• Mikäli jäsen eroaa tai ilmoittaa muuttuneet yhteystiedot kokouksessa, on siitä ilmoitettava mahdollisimman pian osoitteeseen jasenasiat@vasemmistoliito.fi
• Mikäli suunnittelette muutoksia osaston toimintaan (esim. lakkauttaminen, yhdistäminen toiseen yhdistykseen tai kunnallisjärjestöön), ole yhteydessä toiminnanjohtajaan ja jäsenpalveluihin.

Mikäli joku asia yllä olevista huolettaa tai et ymmärrä jotain edellä mainituista asioista, ota yhteyttä järjestöpäällikköön juuso.aromaa@vasemmistoliitto.fi tai jäsenpalveluihin jasenasiat@vasemmistoliitto.fi